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Cost of Vacancy

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Die wahren Kosten einer unbesetzten Stelle: So erkennen Sie den Handlungsbedarf

Im Wettbewerb um Fachkräfte wird eine unbesetzte Stelle schnell zu einem unterschätzten Kostenfaktor. Unternehmen fokussieren sich häufig auf Recruiting-Ausgaben, doch die tatsächlichen Auswirkungen auf Produktivität, Umsatz und das Team bleiben oft verborgen.

Mit einem klaren Blick auf die Cost of Vacancy (CoV) können Sie fundierte Entscheidungen treffen und die Prioritäten im Recruiting richtig setzen.

Was versteht man unter Cost of Vacancy?

Die Cost of Vacancy beschreibt die finanziellen Verluste, die durch unbesetzte Stellen entstehen. Diese Kosten gehen über das Offensichtliche hinaus: Neben den reinen Recruiting-Kosten spielen Produktivitätsverluste, Überstunden und sogar Schäden für die Unternehmenskultur eine Rolle.

Laut einer Analyse der Personalwirtschaft können die Kosten pro unbesetztem Arbeitstag schnell in die Tausende gehen – abhängig von Branche, Position und der Dauer der Vakanz. Besonders stark betroffen ist die deutsche Industrie, wo laut Statista der Fachkräftemangel zu den größten geschäftlichen Risiken zählt.

Auch Dr. John Sullivan, ein Experte im Bereich HR, hebt hervor, wie wichtig es ist, die Auswirkungen von Vakanzen auf Umsatz und Unternehmenskultur nicht zu unterschätzen. Seine Cost-of-Vacancy-Formeln bieten eine wertvolle Grundlage für Berechnungen und Analysen.

Wie setzen sich die Kosten zusammen?

Die Berechnung der Cost of Vacancy umfasst drei Hauptkategorien:

1️⃣ Umsatzverlust durch Produktivitätslücken
Ein Mitarbeitender trägt einen bestimmten Anteil zum Unternehmenserfolg bei. Bleibt eine Stelle unbesetzt, entsteht eine Lücke – insbesondere bei Schlüsselpositionen.

2️⃣ Zusätzliche Überstundenkosten
Um die Lücke zu schließen, übernehmen Kolleg:innen oft zusätzliche Aufgaben. Das führt nicht nur zu Überstundenkosten, sondern kann auch die Motivation im Team beeinträchtigen.

3️⃣ Recruiting-Kosten
Anzeigen, Headhunting oder interne Recruiting-Maßnahmen schlagen sich direkt im Budget nieder.

Ein Tool für Ihre Kostenanalyse

Um diese Faktoren zu kalkulieren, haben wir einen Cost-of-Vacancy-Rechner entwickelt. Dieses Excel-Tool ermöglicht es Ihnen, anhand von klaren Parametern wie Umsatz pro Mitarbeitendem oder unbesetzten Tagen die Gesamtkosten einer Vakanz zu berechnen.

Füllen Sie einfach untenstehende Formular aus und wir senden Ihnen unser Tool zu.


Cost of Vacancy Rechner herunterladen

Das Tool ist simpel aufgebaut, liefert jedoch aussagekräftige Ergebnisse. Mit den Berechnungen können Sie:

  • Fundierte Entscheidungen über Investitionen in Recruiting-Maßnahmen treffen.
  • Den ROI von Maßnahmen wie Employer Branding oder Active Sourcing besser einschätzen.
  • Transparenz über die wirtschaftlichen Auswirkungen schaffen – auch für Stakeholder.

Warum Transparenz in der Kostenberechnung wichtig ist

Offene Stellen sind nicht nur ein HR-Problem, sondern ein wirtschaftlicher Faktor. Indem Sie die Kosten sichtbar machen, schaffen Sie Verständnis für schnellere Entscheidungen und zielgerichtete Maßnahmen.

Nutzen Sie die Erkenntnisse der Cost-of-Vacancy-Berechnung, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Denn je klarer Sie die Kosten verstehen, desto effektiver können Sie gegensteuern.

Quellen und weiterführende Literatur:

Bildquelle / Lizenz Aufmacher: Foto von Brusk Dede auf Unsplash

Employer Branding für lau

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Es gibt Sie, die Tipps, die nicht so viel Geld kosten im Employer Branding und trotzdem einiges bringen in Punkto Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit.

Darunter fallen generische Dinge wie Blogpost bearbeiten und erstellen ebenso wie die eigene Karrierewebsite auf Trab zu bringen. Doch es gibt darüber hinaus noch Maßnahmen, die nicht auf den ersten Blick eingängig sind:

  1. Ein wertschätzender und konstruktiver Umgang miteinander. Und zwar nicht nur einmal, sondern auch im Falle eines Fehlers – also
  2. eine positive Fehlerkultur. Denn es sollte normal sein, Fehler machen zu dürfen und sich nicht dafür zu schämen. Das kann auch in Fuck-up-Nioghts enden, dort ist es dann wichtig, die Learnings aus Fehlern zu präsentieren.
  3. beides führt zu diesem Punkt: Mitarbeitende werden zu Unternehmensbotschaftern. Doch sie werden das nicht um jeden Preis tun. Es muss also stimmen, was sie transportieren. Dafür braucht es die beiden ersten Punkte.
  4. Freiräume bieten ist ein weiterer Punkt, der nicht viel kostet: Ermöglichen, dass Mitarbeitende Dinge tun, die sie für private Dinge tun. Ein bis zwei Tage im Monat für solche Projekte zu opfern bringt oft mehr als die Diskussion um die 4-Tage-Woche oder Remote oder Local Work.
  5. Mit geringem Budget ist es auch möglich, das Umfeld für Mitarbeitende zu verbessern. Etwa Kinderbetreuung (es gibt Anbieter dafür) oder Unterstützung bei wichtigen Anlässen. Habt Ihr etwa eine Event-Managerin im Unternehmen? Die kann ihre Erfahrungswerte für Feiern der Mitarbeitenden (Hochzeiten oder runde Geburtstage) mitgeben oder ihre Verbindungen spielen lassen. Eventuell sind dann auch Rabatte drin für die nächste Firmenfeier (je nach Location)

Diese und noch viele weitere Punkte habe ich mit Konstanze Teschner von Studydrive im neuen Podcast beschrieben:

Viel Spaß beim Zuhören!

Bildquelle / Lizenz Aufmacher: Foto von Jakub Żerdzicki auf Unsplash

Homeoffice ist der meistgewünschte Benefit

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Ob Homeoffice nun wirklich ein Benefit ist, sei einmal dahingestellt. Eine aktuelle Befragung von Forsa im Auftrag von Jobware hat jedenfalls ergeben, dass Homeoffice das meistgewünschte „Extra“ ist. Und offensichtlich spaltet es – noch immer – die Gemüter.

Elon Musk, Amazon-CEO Andy Jassy, Apple-Chef Tim Cook und – interessanterweise – noch einige Tech-Firmen mehr beordern ihre Mitarbeitenden ins Büro zurück. Hierzulande reiht sich unter anderem Wolfgang Grupp in die Riege derer ein, die das Homeoffice als obsolet betrachten. Laut des „KPMG CEO Outlook“ wollen nahezu alle befragten Unternehmer ihre Mitarbeitenden wieder vor Ort sehen.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Fast immer haben wir es – wenn wir hinter die Kulissen schauen – mit Gefühlen zu tun: Es geht im Prinzip fast immer um das Gefühl der Führungskräfte, die Kontrolle zu verlieren. Natürlich nennt man das aber nicht so. Die fast immer gleichlautenden Argumente sind etwa so: „Nur vor Ort stellt sich ein Wir-Gefühl ein“, „Wir können uns viel schneller abstimmen“, „Die Produktivität ist beim Arbeiten im Büro viel höher“.

Es stellt sich die Frage, wieso Studien hier zu gegenläufigen Ergebnissen kommen. Auch auf LinkedIn lassen sich interessante Diskussionen um das Homeoffice verfolgen. Fakt ist: Der „ideale Arbeitsort“ ist eine individuelle Wahrnehmung der Mitarbeitenden. Der eine mag im Büro den schnellen Austausch und findet vielleicht gerade dort die besten kreativen Ideen, die andere liebt das Homeoffice weil ihr dort Deep Work gelingt.

Wenn wir uns aber die beiden Studien – sowohl die von Jobware als auch die von KPMG – genauer betrachten, baut sich hier mit dem Homeoffice ein riesiges Spannungsfeld auf. Unternehmen müssen aufpassen, dass sie in diesem Fall Ihre Mitarbeitenden nicht verlieren und sich unversehens mit neuen Recruiting-Szenarien auseinander setzen müssen. Denn sollten Firmenchefs die „Machtkarte“ ziehen und ihre Angestellten ins Büro „zwangszurückbeordern“, werden die Firmen profitieren, die den Arbeitsort freistellen oder gar Remote Work bevorzugen.

Die Position von MindChange ist klar: Die Mitarbeitenden sollten dort arbeiten können, wo ihnen genau das am besten gelingt. Es gibt von – ironischerweise – gerade den eingangs erwähnten Tech-Firmen zielführende Best Practices, wie man die Collaboration unabhängig vom Standort meistert. Geht es um den Kontrollverlust, kann es doch eigentlich nur darum gehen, diesem einem Gefühl zu begegnen. Gefühle können – wenn überhaupt – am ehesten durch Fakten beeinflusst werden. Unternehmen sollten KPIs sinnvoll setzen und messen. Diese KPIs sind dann auch wieder gute Grundlagen für Mitarbeiter-Gespräche.
An den Stellen, wo es hakt, lässt sich dann ansetzen und sinnvoll nachsteuern. Der Erfahrung nach ist der Haken allerdings nicht das Homeoffice an sich. Denn Mitarbeitende suchen sich diesen Ort ja nicht aus, weil sie „den ganzen Tag faul auf der Couch rumliegen“. Meist kommt bei solchen KPI-Messungen raus, dass Prozesse schlecht sind.

Und wenn es das Büro sein muss: Dann muss es so attraktiv sein, dass sich sonst ein FOMO-Gefühl einstellt – fear of missing out. Aber das wäre dann auch wieder kein so tolles Gefühl!

Bildquelle / Lizenz: Foto von Major Tom Agency auf Unsplash

Die elektronische Arbeitszeiterfassung: Digitale Stechuhren im Preis- und Qualitätscheck

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Die Stechuhr – wo bei vielen Bilder von Lochkarten und altmodisch aussehenden Stempeluhren aufblitzen, haben die anderen sofort digitales Time-Tracking im Kopf. Und genau darum geht es im aktuell diskutierten Gesetzesentwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung: Denn bald wird die Umstellung auf die moderne Form des Time-Trackings in Deutschland Pflicht. Dabei stellen sich viele Unternehmer:innen vor allem die Frage: Welche Software ist für mein Unternehmen die richtige? Also haben wir uns die drei großen Software-Bewertungsplattformen Capterra, OMR Reviews und G2 angeschaut und in einer Untersuchung erhoben, welche die best- und meist-bewerteten Tools zur elektronischen Zeiterfassung sind und natürlich, wie viel sie kosten.

CAVU HCM – der Sieger der Herzen

Mit insgesamt 81 Unternehmer:innen-Bewertungen auf der Plattform G2 und durchschnittlichen 5 von 5 Punkten haben wir einen klaren Sieger im Beliebtheitsvergleich: die Software CAVU HCM, die neben der Funktion der Zeiterfassung noch zahlreiche weitere Services von Gehaltsabrechnungen bis zu Recruitingdienstleistungen für Unternehmen anbietet. Die jeweils beliebtesten Softwareanbieter bei Capterra und OMR Reviews folgen dichtauf mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,9 von 5 Punkten. Dabei belegt Rippling mit durchschnittlich 4,9 Punkten und rund 2.675 Bewertungen auf Capterra den zweiten Platz in unserem Vergleich. Auf den dritten Platz schafft es clockin mit insgesamt 59 Bewertungen, die der Software ebenso im Schnitt 4,9 Punkte geben.

Jira – der Influencer unter den Zeiterfassungstools

Aber nicht allein die Bewertung ist für viele Unternehmer:innen relevant, wenn es um die Wahl der richtigen Software geht. Wurden im eigenen Unternehmen beispielsweise noch keine Erfahrungen mit elektronischer Zeiterfassung gesammelt, lohnt sich oft der Rückgriff auf Softwareanbieter mit einem möglichst großen Kreis von Nutzenden: Ihre Software und ihr Service ist aufgrund des größeren Erfahrungsschatzes mit neuen Unternehmen häufig besonders benutzerfreundlich gestaltet und eignet sich perfekt für Time-Tracking-Neulinge. Wir haben deswegen zusätzlich auch untersucht, welche Tools zur Zeiterfassung auf den drei Plattformen die meisten Bewertungen hatten. Dabei hat Jira mit über 13.000 Bewertungen auf Capterra von Unternehmer:innen mit Abstand den größten Nutzer:innenkreis von allen untersuchten Plattformen.

Clockin – der Star im Preisvergleich

Aber natürlich darf auch der Preisvergleich im Qualitätscheck nicht fehlen. Denn die verschiedenen Tools zur Zeiterfassung unterscheiden sich zum Teil immens in den Funktionen, die sie Unternehmen bieten, und damit auch im Preis. Wer für Gehaltsabrechnungen, Compliance oder Personalmanagement bereits gut ausgestattet ist und lediglich nach einem Tool fürs Time-Tracking sucht, ist mit unserem Preissieger Clockin gut beraten. Das Basispaket des Tools beinhaltet alle grundlegenden Funktionen, die ein Unternehmen für die elektronische Zeiterfassung benötigt und ist mit monatlich 3,59 Euro pro Nutzerlizenz der eindeutige Preisgewinner unter den am besten bewerteten Zeiterfassungstools.

Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung: Mehr Leistungsdruck und Misstrauen?

Die Ergebnisse zeigen: Die vielen verschiedenen Tools unterscheiden sich zum Teil stark und haben immer Vor- und Nachteile. Ein genauer Blick auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens und die Leistungen der verschiedenen Tools lohnt in jedem Fall. Doch nicht alle sind bereits überzeugt von der elektronischen Zeiterfassung: Andreas Schnittker, Geschäftsführer und Gründer von MindChange, erklärt die Befürchtungen, die von vielen Seiten geäußert werden:

„Viele kritisieren zurzeit den Referentenentwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Dabei wird zum einen befürchtet, dass die Arbeitszeiterfassung der Vertrauensbeziehung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in schaden könnte. Der zweite Punkt ist die Angst vor einer lückenlosen Überwachung und damit Ausbeutung von Mitarbeitenden – nach dem Motto: Wer permanent getrackt wird, dem könne noch mehr Leistungsdruck gemacht werden. Einerseits verstehe ich diese Befürchtungen – allerdings haben sie aus meiner Sicht nichts mit der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung zu tun. Derartige Probleme wie Überwachung von Mitarbeitenden und erhöhter Leistungsdruck kennen wir bereits: Sie sind Folgen einer toxischen Arbeitsatmosphäre, von Micromanagement und einem längst gestörten Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in. In einem solchen Arbeitsumfeld stehen Überstunden natürlich an der Tagesordnung. Tatsächlich kann die Pflicht zur Zeiterfassung meiner Auffassung nach hier aber im Gegenteil sogar Gutes bewirken: nämlich zu mehr Transparenz und Wertschätzung führen“, sagt Schnittker zur Kritik am neuen Gesetz.

Durch Time-Tracking Transparenz erhöhen, Überstunden reduzieren und Vertrauen stärken

Für Andreas Schnittker bietet sich durch die elektronische Zeiterfassung vor allem die Möglichkeit für Unternehmen, mehr Transparenz im Umgang mit Arbeitszeiten und Überstunden intern zu etablieren: 

„Bei der elektronischen Zeiterfassung geht es nicht um Kontrolle, sondern um Bewusstsein und Transparenz. In etlichen Branchen ist die elektronische Zeiterfassung bereits weitverbreitet. Und was sehen wir an diesen Beispielen? In den allermeisten Fällen führt es einerseits dazu, dass sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber:innen einen viel besseren Überblick über Leistungen und vor allem über freie oder eben nicht freie Kapazitäten erhalten. Dadurch können Unternehmen ihre Kapazitäten viel exakter planen. Zudem fördert die elektronische Zeiterfassung das individuelle Zeitmanagement, sie verbessert das Teamwork und verhindert in der Tendenz eher Überstunden. Insgesamt haben wir in diesen Branchen die Erfahrung gemacht, dass die Zeiterfassung sowohl die gegenseitige Wertschätzung für die geleistete Arbeit, als auch die Transparenz und das Vertrauen intern stärken kann.“

Über die Untersuchung

Die hier verwendeten Daten wurden im Juni 2023 über die Software Bewertungsplattformen Capterra (www.capterra.com.de) , OMR Reviews (www.omr.com/de/reviews) und G2 (www.g2.com) erhoben. Es wurden alle Tools in die Untersuchung aufgenommen, die bis zum Zeitpunkt der Untersuchung mindestens 30 Bewertungen erhalten haben. Die Preise der Software wurden von US-Dollar in Euro am 7. Juli 2023 gemäß des zu diesem Zeitpunkt aktuellen Kurses umgerechnet.

Bildquelle / Lizenz: Foto von MILAD FAKURIAN auf Unsplash