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Preboarding – Vorteil im Onboarding

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Das Konzept des Preboardings bezieht sich auf eine Phase im Rahmen von Onboarding-Maßnahmen, die vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters stattfindet. Es ist eine Art Vorbereitungsphase, in der das Unternehmen den Mitarbeiter bereits vor seinem ersten offiziellen Arbeitstag willkommen heißt und auf den Start vorbereitet. Es findet zunehmend Verbreitung und kann auch gegen das leider immer häufigere Ghosting von Bewerbern helfen.

Das Preboarding dient dazu, den neuen Mitarbeiter frühzeitig mit dem Unternehmen vertraut zu machen, die Beziehung zu stärken und ihm einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Es ist eine Gelegenheit, wichtige Informationen zu vermitteln, Erwartungen zu klären und den Mitarbeiter emotional und ganz praktisch auf den neuen Job vorzubereiten.

Das vorrangige Ziel ist es, die Beziehung auf einer menschlichen Ebene zu stärken. Darüber hinaus werden während des Preboardings in der Regel verschiedene Maßnahmen ergriffen, um den neuen Mitarbeiter einzubeziehen und ihn mit relevanten Informationen zu versorgen. Dazu gehören zum Beispiel:

  1. Willkommenspaket: Das Unternehmen sendet dem neuen Mitarbeiter ein Willkommenspaket mit Informationen über das Unternehmen, die Unternehmenskultur, Arbeitsplatzrichtlinien, Formularen, möglichen Anforderungen oder notwendigen Vorbereitungen.
  2. Einführungsmaterialien: Der Mitarbeiter erhält Zugang zu relevanten Einführungsmaterialien, wie zum Beispiel Unternehmensbroschüren, Organigramme, Handbücher oder Schulungsunterlagen, die ihm helfen, sich vorab mit dem Unternehmen vertraut zu machen.
  3. Kontakt mit dem Team: Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, vorab mit zukünftigen Kollegen, Vorgesetzten oder anderen relevanten Personen in Kontakt zu treten. Dies kann beispielsweise über E-Mails, Telefonate oder Videoanrufe erfolgen, um erste Verbindungen aufzubauen und Fragen zu klären.
  4. Organisatorische Vorbereitungen: Das Unternehmen kann administrative Aufgaben vorab erledigen, wie z.B. die Einrichtung eines E-Mail-Kontos, Zugriff auf interne Systeme oder die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien. Dadurch wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag produktiv arbeiten kann.
  5. Informationen zum ersten Arbeitstag: Der neue Mitarbeiter erhält Informationen über den genauen Ablauf seines ersten Arbeitstages, z.B. die Uhrzeit, den Treffpunkt, geplante Meetings oder Schulungen. Dadurch wird Unsicherheit reduziert und der Mitarbeiter fühlt sich besser vorbereitet.
  6. Teilen von Kenntnissen, Tools und Workflows: Der neue Mitarbeitende soll sich vom ersten Tag an als Teil des Teams fühlen. Dazu muss er aber wissen, welche Informationen er wo findet, welche Workflows er unbedingt einhalten muss und welche Tools er sich ggf. vorab in Demos anschauen kann.

Der Kontakt bzw. die Art und Weise des Kontakts zum zukünftigen Mitarbeiter bzw. zur zukünftigen Mitarbeiterin ist dabei entscheidend: es darf natürlich nicht als eine Art des Aufdrängens empfunden werden. Zudem müssen die zukünftigen Führungskräfte sensibel reagieren, was die „Kanäle“ angeht. Der zukünftige Mitarbeiter wird vermutlich noch fest im Sattel sitzen auf seiner „alten Position“ und wird da noch Leistung erbringen müssen. Ein Telefonanruf beim alten Arbeitgeber geht also mit ziemlicher Sicherheit nach hinten los.

Das Preboarding hat den Zweck, den Mitarbeiter willkommen zu heißen, erste Bindungen zu schaffen und ihm das Gefühl zu geben, dass er bereits Teil des Unternehmens ist, bevor er seine Arbeit offiziell aufnimmt. Es trägt zur Mitarbeiterbindung, Motivation und einem erfolgreichen Onboarding-Prozess bei.

Preboarding vs. Ghosting

Ghosting tritt auf, wenn Bewerber plötzlich und ohne vorherige Kommunikation den Kontakt zum Unternehmen abbrechen und nicht mehr auf Nachrichten oder Einladungen reagieren. Dies kann für Unternehmen frustrierend sein, da sie Zeit, Ressourcen und Aufwand in den Bewerbungsprozess investiert haben.

Durch ein effektives Preboarding kann das Unternehmen den Bewerbern von Anfang an das Gefühl geben, geschätzt und wertgeschätzt zu werden. Indem sie während des Preboarding-Prozesses eine gute Kommunikation und Transparenz aufrechterhalten, können sie den Bewerbern zeigen, dass sie ihnen wichtig sind und dass das Unternehmen engagiert ist, einen positiven und reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Dies schafft Vertrauen und baut eine Beziehung auf, noch bevor der Bewerber offiziell in das Unternehmen eintritt.

Einige Maßnahmen, die im Preboarding ergriffen werden können, um das Ghosting von Bewerbern zu verhindern, sind:

  1. Regelmäßige Kommunikation: Das Unternehmen kann regelmäßige Updates und Informationen an die Bewerber senden, um sie über den Stand des Einstellungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. Dies zeigt den Bewerbern, dass das Unternehmen ihr Interesse ernst nimmt und sich um eine transparente Kommunikation bemüht.
  2. Persönlicher Ansatz: Individuelle Kommunikation und personalisierte Nachrichten können den Bewerbern das Gefühl geben, dass sie als Einzelpersonen wertgeschätzt werden. Das Unternehmen kann beispielsweise einen persönlichen Ansprechpartner für Fragen und Unterstützung während des Preboarding-Prozesses bereitstellen.
  3. Einladung zur Interaktion: Das Unternehmen kann den Bewerbern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen oder Informationen anzufordern. Dies kann über E-Mail, Telefon oder sogar über eine Plattform für den Austausch von Informationen und Ressourcen erfolgen. Dadurch wird die Kommunikation aktiviert und der Bewerber fühlt sich gehört und unterstützt.
  4. Bereitstellung von Informationen: Das Unternehmen kann den Bewerbern bereits im Preboarding-Stadium relevante Informationen über das Unternehmen, den zukünftigen Job, das Team oder andere relevante Aspekte zur Verfügung stellen. Dies gibt den Bewerbern einen besseren Einblick in das Unternehmen und hilft ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Durch diese Maßnahmen kann das Preboarding den Bewerbern das Gefühl geben, dass sie geschätzt und gut betreut werden. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber weiterhin engagiert bleiben, Fragen stellen und schließlich den Einstiegsprozess erfolgreich abschließen. Dadurch wird das Risiko des Ghostings von Bewerbern reduziert.

Bildquelle / Lizenz: Foto von Parker Byrd auf Unsplash

Digitale Transformation als Enabler für New Work

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Wie stehen eigentlich digitale Prozesse und New Work zueinander? Wichtig ist insbesondere folgender Faktor: In beiden Fällen sollten immer wieder die vorhandenen Prozesse auf dem Prüfstand stehen. Die digitale Transformation ist ein Enabler für New Work und macht sinnvolle Collaboration über Technologien hinweg möglich.

Die digitale Transformation und New Work sind eng miteinander verbunden. Die digitale Transformation bezieht sich auf die Veränderungen, die durch die zunehmende Nutzung von digitalen Technologien in verschiedenen Bereichen des Lebens und der Wirtschaft entstehen. New Work hingegen beschreibt eine neue Art und Weise zu arbeiten, die auf Selbstbestimmung, Eigenverantwortung, Flexibilität und einer stärkeren Orientierung an den Bedürfnissen der Arbeitnehmer basiert.

Die digitale Transformation hat viele Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Durch den Einsatz von digitalen Technologien können Arbeitnehmer unabhängiger von Ort und Zeit arbeiten. Remote-Arbeit, flexible Arbeitszeiten und die Nutzung von Kollaborationstools sind nur einige Beispiele dafür. Die digitale Transformation schafft auch neue Arbeitsplätze, erfordert jedoch auch neue Fähigkeiten und Qualifikationen.

New Work oder auch die Arbeitswelt der Zukunft genannt, geht über die bloße Nutzung von digitalen Technologien hinaus. Es bezieht sich auf eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie wir arbeiten und unsere Arbeitsumgebung gestalten. New Work erfordert eine Veränderung der Unternehmenskultur, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die auf Flexibilität, Autonomie, Vertrauen, Offenheit und Innovationsbereitschaft basiert. Digitale Technologien können dabei helfen, diese Veränderungen umzusetzen und die Arbeitsbedingungen zu verbessern.

Insgesamt lässt sich also sagen, dass die digitale Transformation und New Work untrennbar miteinander verbunden sind. Die digitale Transformation schafft die Voraussetzungen für New Work, während New Work die Chancen der digitalen Transformation nutzt, um eine besseres „Arbeitserlebnis“ zu schaffen.

New Work-Konzepte vereinen Technologie und Unternehmenskultur

Neben dem reinen technologischen Anspruch an die digitale Infrastruktur, also die Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit, empfiehlt sich ein Blick auf die Unternehmenskultur. Ein paar Beispiele:

  1. Digitale Kompetenzen: Die Arbeitnehmer benötigen die notwendigen digitalen Kompetenzen, um die Vorteile der digitalen Transformation nutzen zu können. Dazu gehört zum Beispiel die Fähigkeit, mit digitalen Werkzeugen umzugehen, Daten zu analysieren und zu interpretieren sowie neue Technologien und Trends zu verstehen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter regelmäßig geschult und weitergebildet werden.
  2. Flexibilität: Die digitale Transformation ermöglicht eine größere Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie ihren Mitarbeitern genügend Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung, beim Arbeitsort und bei der Arbeitsorganisation ermöglichen. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit, Aufgaben und Projekte eigenständig zu planen und zu organisieren.
  3. Zusammenarbeit und Kommunikation: Die digitale Transformation ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Kunden und Partnern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie geeignete Kollaborationstools einsetzen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Kommunikation zu verbessern. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter regelmäßig miteinander kommunizieren und sich austauschen, um eine erfolgreiche Umsetzung von New Work zu ermöglichen.
  4. Digitalstrategie: Unternehmen sollten darauf achten, dass sie eine umfassende Strategie entwickeln, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens berücksichtigt und die digitale Transformation als Chance nutzt, um eine bessere Arbeitsumgebung zu schaffen. Das geht einher mit der Strategie, welche die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen spielt um Ihre Ziele zu erreichen.

Natürlich ist Sicherheit und Datenschutz wichtig. Aber noch viel wichtiger ist folgender Punkt: Die Lösung muss zu Ihnen passen – mitunter bietet es sich aber an, bestimmte Abläufe an die Lösung anzupassen, statt die Lösung an die Abläufe. Der Grund ist: Neben den reinen Anpassungskosten sollten in der digitalen Transformation immer die Prozesse auf dem Prüfstand stehen.

Digitale Kompetenzen sind unabdingbar für New Work

Digitale Kompetenzen sind in der heutigen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung und können sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer diese Kompetenzen kontinuierlich weiterentwickeln und Sie ihnen dabei helfen:

  1. Schulungen und Trainings: Sie können Schulungen und Trainings anbieten, um Ihren Mitarbeitenden die notwendigen Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Technologien zu vermitteln. Dazu können interne oder externe Schulungen, Workshops oder Trainingsprogramme gehören.
  2. E-Learning-Plattformen: Dies ist eine flexible Möglichkeit, um den Mitarbeitenden digitale Kompetenzen zu vermitteln. Unternehmen können auf solchen Plattformen Schulungen und Kurse anbieten, die jederzeit und von überall aus zugänglich sind.
  3. Mentoring und Coaching: Unternehmen können auch Mentoring- und Coaching-Programme anbieten, um den Mitarbeitenden bei der Entwicklung ihrer digitalen Kompetenzen zu unterstützen. Dabei können erfahrene Kollegen oder externe Experten als Mentoren und Coaches eingesetzt werden.
  4. Job Rotation und Projektarbeit: Job Rotation und Projektarbeit bieten die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden neue digitale Kompetenzen erwerben und anwenden können. Durch die Arbeit an verschiedenen Projekten und in verschiedenen Rollen können die Mitarbeitenden neue Erfahrungen sammeln und ihr Wissen erweitern.
  5. Lernkultur fördern: Es ist wichtig, eine Lernkultur im Unternehmen zu fördern, die das lebenslange Lernen unterstützt. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Mitarbeitenden regelmäßig Zeit und Ressourcen haben, um sich weiterzubilden und neue Kompetenzen zu erwerben.

Es ist wichtig, dass Sie die Bedürfnisse und Vorkenntnisse ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen und individuell angepasste Schulungen und Trainings anbieten. Auch sollten Sie sicherstellen, dass die Lerninhalte praxisnah und an den Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden orientiert sind. Nur so können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die notwendigen digitalen Kompetenzen für New Work erfolgreich umsetzen.

Bildquelle / Lizenz: Foto von Andrew Neel auf Unsplash